Polityka prywatności

Wersja dokumentu

Wersja 2.1. Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r.. Polityka opisuje rzeczywistą konfigurację strony w dniu aktualizacji: WordPress, hosting LH.pl, poczta Google Workspace, formularz kontaktowy, zewnętrzny link do WhatsApp, techniczne zabezpieczenia i brak narzędzi analitycznych lub marketingowych.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Paweł Ciechanowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Paweł Ciechanowski, ul. Armii Krajowej 29/30, 30-150 Kraków, Polska, NIP 677-111-07-70. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem kontakt@hereditas.biz, telefonicznie +48 883 30 93 13 lub listownie na adres administratora.

2. Zakres polityki

Polityka obejmuje dane przetwarzane w związku z korzystaniem ze strony, formularzem zgłoszeniowym, korespondencją e-mail, rozmowami telefonicznymi, kwalifikacją spraw, zawieraniem i realizacją współpracy, rozliczeniami, bezpieczeństwem strony oraz ochroną przed roszczeniami.

Jeżeli HEREDITAS pozyskuje dane osoby z innych źródeł niż bezpośrednio od niej — np. od klienta, z rejestrów, akt lub archiwów — zastosowanie ma również odrębna informacja z art. 14 RODO.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od relacji mogą to być: imię i nazwisko, e-mail, telefon, miejscowość i adres nieruchomości, rodzaj i opis sprawy, dane dotyczące własności i udziałów, informacje rodzinne i spadkowe, dane z korespondencji, dane umowne i rozliczeniowe oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony.

Formularz nie służy do przekazywania numerów PESEL, numerów dokumentów tożsamości, kompletnych akt, danych o zdrowiu, wyznaniu, pochodzeniu, karalności lub innych szczególnych kategorii danych. Takie informacje mogą być przetwarzane wyłącznie poza otwartym formularzem, gdy są rzeczywiście niezbędne i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

4. Formularz, e-mail, telefon i WhatsApp — cele i podstawy

Dane przekazane w celu uzyskania oferty, wstępnej oceny lub podjęcia współpracy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonania umowy.

Jeżeli wiadomość ma charakter ogólny albo dotyczy osoby trzeciej, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji, ocenie sprawy, organizacji pracy, zapewnieniu bezpieczeństwa oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.

Formularz nie opiera się na zgodzie jako podstawie koniecznej do udzielenia odpowiedzi. Checkbox służy wyłącznie potwierdzeniu zapoznania się z Polityką prywatności.

Kontakt przez WhatsApp jest dobrowolny. Przycisk na stronie otwiera zewnętrzną usługę WhatsApp z przygotowanym tekstem wiadomości. Po wysłaniu wiadomości administrator otrzymuje jej treść oraz dane profilu udostępnione przez użytkownika w tej usłudze. Po stronie administratora podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO — zależnie od celu kontaktu. Operator WhatsApp przetwarza dane na własnych zasadach.

5. Dane wymagane i dobrowolne

Do obsługi formularza wymagane są: imię i nazwisko, e-mail, miejscowość nieruchomości, rodzaj sprawy i krótki opis. Brak tych danych uniemożliwi przesłanie lub merytoryczne rozpatrzenie zgłoszenia.

Numer telefonu oraz informacja, skąd osoba dowiedziała się o HEREDITAS, są dobrowolne. Podanie dodatkowych danych w treści opisu jest dobrowolne, ale należy ograniczyć je do informacji rzeczywiście potrzebnych.

6. Zawarcie umowy, realizacja usług i rozliczenia

Dane związane z umową są przetwarzane w celu przygotowania, zawarcia i wykonania współpracy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane księgowe i podatkowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane mogą być również przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu dokumentowania ustaleń, zarządzania relacją, kontroli jakości, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7. Dane techniczne, logi i bezpieczeństwo formularza

Serwer może automatycznie zapisywać adres IP, datę i czas żądania, odwiedzany adres, informacje o przeglądarce, urządzeniu i błędach technicznych. Dane te służą zapewnieniu dostępności, diagnostyce, bezpieczeństwu i przeciwdziałaniu nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Formularz wykorzystuje token bezpieczeństwa, ukryte pole antyspamowe oraz czasowe ograniczenie częstotliwości wysyłania. Po skutecznym zgłoszeniu skrót adresu IP jest przechowywany technicznie przez około 2 minuty w celu ograniczenia automatycznych wysyłek. Formularz nie tworzy odrębnej publicznej bazy zgłoszeń; treść jest przekazywana pocztą elektroniczną.

8. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą uzyskać podmioty świadczące usługi na rzecz administratora, w szczególności: LH.pl — hosting i infrastruktura, Google Workspace — poczta i narzędzia biurowe, WhatsApp/Meta — wyłącznie gdy użytkownik dobrowolnie wybierze kontakt przez WhatsApp, dostawcy wsparcia IT, bezpieczeństwa, kopii zapasowych, księgowości i obsługi organizacyjnej.

W zakresie niezbędnym dla konkretnej sprawy dane mogą zostać udostępnione niezależnym prawnikom, genealogom, pośrednikom, inżynierom, rzeczoznawcom lub innym specjalistom — po ustaleniu zakresu, podstawy i zasad poufności. Dane nie są sprzedawane.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane lub zapewniać do nich dostęp poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku administrator stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne właściwe zabezpieczenia.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

10. Okresy przechowywania

Zgłoszenia i korespondencja są przechowywane do zakończenia obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń, chyba że wcześniej zachodzi podstawa do usunięcia.

Dokumentacja umowna jest przechowywana przez czas współpracy i następnie przez okres przedawnienia roszczeń. Dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany prawem, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Logi, dane bezpieczeństwa i kopie zapasowe są przechowywane zgodnie z cyklem technicznym dostawców oraz przez czas niezbędny do wykrycia, wyjaśnienia i udokumentowania incydentu. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy, postępowanie lub ochrona roszczeń.

11. Dane osób trzecich

Osoba przesyłająca zgłoszenie powinna przekazywać dane innych osób wyłącznie w zakresie niezbędnym i zgodnym z prawem. HEREDITAS może przetwarzać dane właścicieli, współwłaścicieli, spadkobierców, pełnomocników, członków rodzin i innych osób związanych ze sprawą.

Zakres, źródła, cele i prawa tych osób opisuje informacja dotycząca danych pozyskanych z innych źródeł.

12. Szczególne kategorie danych i dane o karalności

Administrator nie oczekuje przekazywania takich danych przez formularz. Jeżeli w toku sprawy ich przetwarzanie okaże się niezbędne, będzie ono prowadzone wyłącznie w zakresie koniecznym i na podstawie właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO lub właściwych przepisów dotyczących danych o wyrokach i naruszeniach prawa, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń.

13. Prawa osoby

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje prawo: dostępu do danych i uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Realizacja niektórych praw może być ograniczona, gdy dane są potrzebne do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Wniosek można przesłać na adres kontakt@hereditas.biz. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

14. Skarga do organu nadzorczego

Osoba ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie narusza RODO. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

15. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na osobę. Strona nie prowadzi profilowania marketingowego. Wstępna kwalifikacja spraw jest dokonywana z udziałem człowieka.

16. Cookies i technologie lokalne

Szczegółowe informacje o technicznych mechanizmach strony, localStorage oraz braku analityki i marketingu znajdują się w Polityce cookies i technologii lokalnych.

17. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowane połączenie HTTPS, zabezpieczenia formularza, kopie zapasowe i ograniczenie dostępu do informacji do osób, które potrzebują ich do wykonywania zadań.

Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie gwarantuje bezpieczeństwa absolutnego. W razie naruszenia administrator podejmuje działania wymagane przez RODO.

18. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, funkcjonalności strony, dostawców lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na stronie wraz z datą aktualizacji. Dodanie analityki, marketingu, newslettera lub nowych integracji wymaga ponownej oceny i odpowiedniej aktualizacji informacji oraz mechanizmów zgody.